Référentiels sectoriels, habilitations et agréments
Toutes les exigences qualité ne portent pas un nom connu. Réseaux nationaux, cahiers des charges de financeurs, habilitations et référencements imposent leurs propres grilles, avec la même logique de preuve.
- Référentiels de réseau
- Cahiers des charges de financeurs
- Habilitations et agréments
- Formation et insertion
De quoi il s'agit
À côté des certifications normalisées, une grande partie des organisations est évaluée sur des référentiels qui ne sont pas des normes internationales mais qui engagent autant : l'accès à un financement, l'appartenance à un réseau ou le droit d'exercer une activité en dépendent.
On y trouve les référentiels propres aux réseaux nationaux, notamment dans l'insertion et l'accompagnement vers l'emploi, les cahiers des charges imposés par les financeurs publics et les opérateurs de compétences, les habilitations permettant de dispenser certaines formations, et les référencements auprès d'organismes prescripteurs.
Leur point commun est d'être moins documentés que les normes ISO et de laisser peu de place à l'interprétation : l'évaluateur applique une grille, et chaque ligne appelle une preuve. L'accompagnement consiste donc moins à interpréter un texte qu'à construire méthodiquement les preuves attendues.
Ce que je fais concrètement
Lecture et traduction du référentiel
Transformation de la grille d'évaluation en liste d'actions et de preuves concrètes, applicable à votre organisation réelle.
Diagnostic d'écart
Ligne par ligne, ce qui est en place, ce qui existe sans être formalisé et ce qui manque, avec l'estimation de la charge associée.
Construction des preuves
Documents, enregistrements, indicateurs et traces d'activité, produits avec vos équipes plutôt qu'à leur place.
Articulation avec vos autres référentiels
Mutualisation avec ce que vous tenez déjà au titre de Qualiopi ou d'une norme ISO, pour éviter de constituer deux fois les mêmes preuves.
Préparation à l'évaluation
Revue du dossier, préparation des personnes rencontrées et simulation de l'entretien ou de la visite.
Comment se déroule la mission
Analyse du référentiel
Lecture de la grille, identification des preuves attendues et des points d'interprétation à lever auprès du prescripteur.
Diagnostic
Écart ligne par ligne, avec l'inventaire de ce que vous détenez déjà au titre d'autres démarches.
Mutualisation
Réutilisation des preuves existantes plutôt que production de doublons, qui est la principale source d'économie.
Construction
Production des éléments manquants avec vos équipes, et mise en forme du dossier attendu.
Préparation
Revue finale, préparation des personnes et simulation de l'entretien ou de la visite d'évaluation.
Ce que vous recevez
- Une traduction du référentiel en liste d'actions et de preuves concrètes
- Un diagnostic d'écart ligne par ligne, avec estimation de charge
- L'inventaire de ce qui est mutualisable avec vos autres démarches
- Les documents et enregistrements manquants, produits ou coconstruits
- Le dossier mis en forme selon les attentes du prescripteur
- La préparation des personnes rencontrées lors de l'évaluation
Dans quels cas cette offre ne convient pas
Si le référentiel n'est pas encore stabilisé ou si le prescripteur n'a pas publié sa grille, mieux vaut attendre que travailler sur des hypothèses.
Si l'évaluation porte sur une activité que vous n'exercez pas encore, aucune preuve ne pourra être constituée : il faut d'abord lancer l'activité.
Questions fréquentes
Quels référentiels couvrez-vous exactement ?
Principalement ceux de la formation professionnelle, de l'apprentissage, de l'insertion et de l'accompagnement vers l'emploi, ainsi que les cahiers des charges de financeurs dans ces champs. Pour un référentiel que je ne connais pas, je l'analyse avant de vous répondre, et je vous le dis si ce n'est pas mon périmètre.
Peut-on réutiliser ce qui a été fait pour Qualiopi ?
Très largement, oui. Les preuves relatives à l'analyse du besoin, aux compétences des intervenants, à l'adaptation aux situations de handicap et au recueil des appréciations se retrouvent dans la plupart des grilles. C'est le premier levier d'économie.
Combien de temps faut-il prévoir ?
Beaucoup moins que pour une certification normalisée lorsque vous êtes déjà engagé dans une démarche qualité, souvent quelques semaines. Davantage si le référentiel couvre un champ nouveau pour vous.
Référentiels voisins
Beaucoup d'organisations relèvent de plusieurs référentiels à la fois. Les traiter ensemble coûte moins cher que de les empiler.
Envoyez-moi la grille d'évaluation
Avec le référentiel en main, je vous dis rapidement ce qui est mutualisable avec vos démarches existantes et ce qui reste à construire.