Accompagnement à la certification Qualiopi
Obtenir Qualiopi, la renouveler ou simplement la maintenir sans y passer vos journées. J'interviens sur les sept critères du référentiel national qualité, du diagnostic jusqu'à l'audit, et je connais l'exercice des deux côtés de la table.
- Auditeur Qualiopi mandaté
- Formation, apprentissage, bilan, VAE
- Diagnostic, audit à blanc, documents
- Obtention, renouvellement, maintien
Ce que Qualiopi exige réellement
Qualiopi atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d'actions concourant au développement des compétences. Elle conditionne l'accès aux fonds publics et mutualisés : sans elle, plus de financement par un opérateur de compétences, par France Travail, par une région ou par le compte personnel de formation.
Le référentiel national qualité s'organise en sept critères, déclinés en indicateurs dont le nombre applicable dépend de votre catégorie d'action et de votre ancienneté. Les quatre catégories sont les actions de formation, les bilans de compétences, la validation des acquis de l'expérience et les actions de formation par apprentissage.
Ce que l'audit vérifie n'est pas la beauté de vos documents, mais la preuve que vous faites ce que vous annoncez. C'est la raison pour laquelle les organismes qui achètent une trame toute faite échouent : ils présentent un système cohérent sur le papier et sans aucune trace de fonctionnement réel.
Les prestations que je propose
Selon votre situation, l'intervention va du diagnostic ponctuel à l'accompagnement complet. Tout n'est pas nécessaire : nous retenons ce qui manque réellement.
Accompagnement à l'obtention
Construction complète du système qualité pour une première certification, de l'état des lieux au passage de l'audit initial.
Préparation au renouvellement
Remise en ordre du cycle, reconstitution des preuves et mise à jour documentaire avant l'audit de renouvellement.
Maintien de la conformité
Suivi entre deux audits pour que le système continue de tourner, avec un point régulier et des alertes sur les échéances.
Diagnostic qualité
État des lieux indicateur par indicateur, avec l'écart au référentiel et une estimation de la charge de travail restante.
Audit à blanc
Répétition générale dans les conditions réelles, quelques semaines avant l'audit, avec rapport et plan d'action hiérarchisé.
Préparation aux audits
Entraînement des personnes qui seront rencontrées, revue des preuves et simulation des questions posées par l'auditeur.
Documents qualité et procédures
Création et mise à jour du manuel, des procédures, des trames et des enregistrements, dimensionnés à votre taille réelle.
Ingénierie de formation
Conception de programmes, de déroulés pédagogiques, de supports et de modalités d'évaluation conformes aux attendus du référentiel.
Indicateurs et amélioration continue
Tableau de bord, recueil et traitement des appréciations, analyse des réclamations, plan d'action et revue de direction.
Veille réglementaire et pédagogique
Les trois veilles attendues par le référentiel, organisées et tracées pour être démontrables en audit.
Extension de périmètre
Ajout d'une catégorie d'action, par exemple l'apprentissage, la validation des acquis ou le bilan de compétences.
Traitement des non-conformités
Analyse de la cause réelle, action corrective et constitution du dossier de réponse à l'organisme certificateur dans le délai imparti.
Les indicateurs sur lesquels les organismes échouent le plus
Le constat se répète d'un audit à l'autre. Les difficultés ne portent presque jamais sur les critères que les organismes redoutent, mais sur ceux qu'ils sous-estiment.
La veille arrive en tête. Le référentiel en attend trois, légale et réglementaire, sur les évolutions des métiers, et sur les innovations pédagogiques et technologiques. Beaucoup d'organismes en assurent une seule, et sans trace.
Vient ensuite le recueil des appréciations et le traitement des difficultés. Collecter des questionnaires de satisfaction ne suffit pas : il faut démontrer qu'ils sont analysés et qu'ils produisent des décisions.
Enfin, l'adaptation aux situations de handicap. Désigner un référent ne suffit pas davantage : l'audit cherche la preuve que le sujet est traité dès l'analyse du besoin, et que des solutions concrètes ont été mobilisées ou recherchées.
Comment se déroule l'accompagnement
Cadrage
Un échange pour établir vos catégories d'action, votre effectif, votre échéance et ce qui existe déjà. Ce cadrage détermine le volume de travail et le prix, et il est sans engagement.
Diagnostic
Revue indicateur par indicateur de ce qui est en place, de ce qui manque et de ce qui existe sans être formalisé. Vous repartez avec un écart chiffré, même si vous ne poursuivez pas avec moi.
Construction
Rédaction des éléments structurants, production des autres documents par votre équipe avec mon appui, mise en place des enregistrements, des indicateurs et des trois veilles.
Mise en fonctionnement
Le système doit avoir tourné avant l'audit. C'est ce qui manque le plus souvent aux dossiers refusés : une architecture impeccable et aucune preuve d'usage.
Audit à blanc
Répétition dans les conditions réelles, avec rapport et plan d'action hiérarchisé par criticité, puis traitement des écarts.
Audit de certification
Appui pendant l'audit si vous le souhaitez, puis accompagnement dans la réponse aux éventuelles non-conformités.
Suivi du cycle
Alerte sur l'échéance de surveillance, point d'étape et préparation de l'audit intermédiaire.
Ce que vous recevez
- Un diagnostic d'écart au référentiel, indicateur par indicateur, avec estimation de charge
- Un manuel qualité et les procédures associées, dimensionnés à votre structure
- Les trames d'enregistrement prêtes à l'emploi, adaptées à vos catégories d'action
- Un dispositif de veille organisé et traçable sur les trois volets attendus
- Un tableau de bord d'indicateurs exploitable, et non un classeur de plus
- Les programmes et déroulés pédagogiques, créés ou mis en conformité
- Un audit à blanc complet avec rapport et plan d'action hiérarchisé
- La préparation des personnes qui seront rencontrées par l'auditeur
- Un point de suivi après la certification, avant l'échéance de surveillance
Dans quels cas cette offre ne convient pas
Si votre audit est dans trois semaines et que rien n'existe, aucun accompagnement sérieux ne vous fera passer. Mieux vaut décaler l'audit que le rater, et je vous le dirai plutôt que de vous vendre une prestation qui ne changera pas l'issue.
Si vous cherchez un dossier clé en main à présenter sans y avoir participé, le dispositif ne tiendra pas davantage. L'audit repose sur des entretiens, et l'écart entre un document écrit par un tiers et la réalité vécue apparaît en quelques minutes.
Enfin, si je vous accompagne, je ne pourrai pas réaliser votre audit de certification. Les règles d'impartialité l'interdisent et il faut le savoir dès le départ.
Où j'interviens
Je suis établi dans les Bouches-du-Rhône et j'interviens sur site dans tout le Sud, notamment à Marseille, Aix-en-Provence, Aubagne, Arles et Salon-de-Provence, ainsi que dans le Var, le Vaucluse, les Alpes-de-Haute-Provence et l'Hérault.
Pour Lyon, l'Île-de-France et le reste du territoire, l'accompagnement se conduit principalement à distance, avec un déplacement pour l'audit à blanc lorsque c'est utile. Deux pages détaillent ces modalités selon votre implantation.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?
Comptez trois à six mois pour un organisme qui part de zéro, deux à trois mois si vos pratiques existent déjà mais ne sont pas formalisées. Le facteur limitant n'est presque jamais technique : c'est le temps que vous pouvez y consacrer et la disponibilité de l'organisme certificateur pour planifier l'audit.
Quand a lieu l'audit de surveillance ?
Entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant la délivrance du certificat. C'est l'échéance la plus souvent oubliée, et la dépasser entraîne la suspension du certificat. La date exacte est fixée avec votre organisme certificateur, qui reste votre interlocuteur sur ce calendrier.
Que se passe-t-il si je reçois une non-conformité majeure ?
Vous disposez d'un délai pour apporter la preuve du traitement, faute de quoi la certification n'est pas délivrée ou est retirée. L'erreur la plus fréquente consiste à répondre sur le symptôme sans traiter la cause : l'écart réapparaît alors à l'audit suivant. Je vous aide à construire une réponse qui tienne dans la durée.
Dois-je tout réécrire si je change de catégorie d'action ?
Non. Ajouter une catégorie, par exemple la validation des acquis de l'expérience à un organisme déjà certifié sur la formation, demande de compléter les preuves propres à cette catégorie, pas de reconstruire le système. L'extension de périmètre se prépare comme un audit partiel.
Pouvez-vous auditer mon organisme au titre de la certification ?
Je suis auditeur Qualiopi mandaté par un organisme certificateur, et à ce titre je réalise des audits de certification. En revanche, je ne peux jamais auditer un organisme que j'ai accompagné : les règles d'impartialité l'interdisent, et c'est une bonne règle. Vous choisissez donc l'un ou l'autre, jamais les deux.
Travaillez-vous à distance ou sur site ?
Les deux. La construction documentaire, le suivi des indicateurs et la préparation des personnes se traitent très bien en visioconférence. L'audit à blanc et l'appropriation par l'équipe gagnent à se faire sur site. Je suis établi dans les Bouches-du-Rhône et je me déplace dans toute la région Sud ainsi qu'en Occitanie.
Référentiels voisins
Beaucoup d'organisations relèvent de plusieurs référentiels à la fois. Les traiter ensemble coûte moins cher que de les empiler.
Dites-moi votre échéance et vos catégories d'action
Avec ces deux éléments et votre effectif, je vous dis ce qui est faisable, dans quel ordre, et si le délai est tenable. Le premier échange est gratuit.